Apa Itu Visitor Management System dan Mengapa Sahabat Lumba Membutuhkannya?04 Oct 2022 14:01:08

Halo Sahabat Lumba!

Apakah Sahabat Lumba mendengar apa itu visitor management system? Pernahkah Sahabat Lumba mendapati pertanyaan seperti: Berapa banyak orang yang mengunjungi kantor kemarin dan hari ini? Siapa saja orang yang berkunjung pada tanggal tertentu? Mungkin pertanyaan ini tidak mudah  dijawab dalam waktu singkat. Pasalnya, Sahabat Lumba perlu membolak-balik halaman pada buku tamu dan mencarinya secara manual. Apalagi jika Sahabat Lumba harus membuat laporan mengenai statistik pengunjung yang datang ke, misalnya, kantor tempat Sahabat Lumba bekerja.

Jika Sahabat Lumba mengkalkulasikan sendiri, bisa saja Sahabat Lumba membuat kesilapan penghitungan. Apalagi di acara acara besar, dibutuhkan sebuah sistem manajemen yang bisa menangani semuanya, mulai dari pendaftaran peserta sampai pengelolaan anggaran. Tidak hanya itu saja. Sahabat Lumba dapat menggunakan sistem manajemen pengunjung untuk mengelola para peserta di dalam acara tersebut. 

Dalam artikel kali ini, Lumbatech akan membahas apa itu visitor management system dan kegunaan dari visitor management system itu sendiri. Harapannya, artikel ini dapat mengedukasi Sahabat Lumba mengenai visitor management system, mulai dari definisi serta kegunaannya. 

Apa itu Visitor Management System?

Visitor management adalah proses untuk melacak seseorang yang memasuki sebuah tempat. Istilah untuk orang tersebut adalah visitor atau tamu. Sebagai contoh, seorang visitor dapat berupa klien, kurir barang, pelamar kerja yang akan mengikuti wawancara, kontraktor, konsultan, atau mungkin keluarga dari pemilik perusahaan. Pada intinya, seseorang yang dapat disebut visitor adalah orang yang bukan karyawan di suatu perusahaan.

Sedangkan,visitor management system merupakan teknologi yang digunakan untuk melacak visitor secara formal. Sistem ini menggantikan data pengunjung konvensional dengan sistem yang lebih mudah untuk digunakan. Sistem ini memberikan Sahabat Lumba akses untuk memantau visitor yang masuk ke gedung, kampus, atau fasilitas lainnya. Hal ini dimungkinkan karena pengunjung harus mencatatkan diri dan menggunakan tanda pengenal jika ingin memasuki tempat-tempat tertentu agar pihak manajemen dapat mengawasinya.

Kegunaan Visitor Management System

Sekarang mari membahas kegunaan dari Visitor Management System. Peralihan ke visitor management system berbasis teknologi memberikan manfaat baru yang tidak diberikan oleh sistem konvensional. Secara umum, visitor management system dapat meningkatkan produktivitas dan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien. Berikut manfaat yang diberikan apabila Sahabat Lumba memakai visitor management system.

1. Meningkatkan kenyamanan

Keselamatan dan kenyamanan pada lingkungan kerja dan fasilitasnya haruslah menjadi prioritas. Hal seperti ini bisa digapai dengan menerapkan visitor management system. Dengan demikian, gangguan dari pihak tak bertanggung jawab dapat dieliminasi.

Manfaat lainnya akan datang mengikuti jika kedua hal itu sudah terpenuhi. Fasilitas di tempat kerja akan menjadi tempat di mana para karyawan mendapatkan rasa nyaman serta suasana yang baik saat bekerja maupun berinteraksi dengan para klien misalnya.

Sistem help desk dan ticketing juga dapat disiapkan untuk kebutuhan klien Sahabat Lumba. Sistem ini akan membantu Sahabat Lumba dalam melayani pelanggan melalui interaksi langsung antara admin dan juga pelanggan. Sistem ini juga dapat menangani panggilan, email, dan tiket dalam satu platform.

2. Membangun reputasi kuat perusahaan

Visitor management system turut andil dalam membantu manajemen perusahaan membangun reputasi yang kuat. Sistem yang baik dapat menciptakan saling ketergantungan dan kepercayaan antara karyawan dan visitor.

Sistem keamanan yang ketat akan membuat terkesan para visitor yang memasuki kantor Sahabat Lumba. Hal seperti itu akan mempengaruhi reputasi perusahaan Sahabat Lumba. Mereka mengetahui bahwa manajemen perusahaan menangani keamanannya dengan serius.

3. Mengontrol gedung secara efisien

Sistem ini membantu Sahabat Lumba mengendalikan kantor secara efisien. Semua orang di dalam fasilitas kantor Sahabat Lumba akan terdeteksi.

Dengan visitor management system, Sahabat Lumba dapat dengan mudah melacak siapa yang sedang berada di mana dan siapa yang masuk dan keluar gedung. Jika suatu saat terjadi keadaan darurat seperti gempa bumi atau kebakaran, tim evakuasi dapat menyiapkan proses evakuasi. Sehingga, jika ada pengunjung yang terjebak, tim evakuasi dapat melakukan pencarian dengan mudah karena sistem dapat mengakses lencana ID mereka di perangkat apa saja kapan saja.

4. Keamanan gedung

Spionase atau kegiatan mata mata sering menghantui para pemilik bisnis. Pencegahan pencurian dan vandalisme harus dilakukan dan ini adalah tugas yang mampu dilakukan oleh visitor management system. Sistem ini akan memantau pengunjung terdaftar dengan lD badge. Dengan bergelantungannya ID badge, tidak hanya menghentikan pencurian, tetapi juga membuat karyawan lebih waspada.

5. Solusi hemat biaya

Sistem manajemen pengunjung lebih hemat biaya dan lebih efisien. Salah satu keunggulan sistem ini adalah seberapa fleksibel dan terukurnya. Ya, Sahabat Lumba juga dapat memilih fitur yang Sahabat Lumba butuhkan saja. Oleh karena itu, dengan investasi yang hemat anggaran, Sahabat Lumba dapat memiliki sistem yang mendukung organisasi Sahabat Lumba sehingga meningkatkan efisiensinya.

Lumbatech menyediakan visitor management system bagi Sahabat Lumba yang membutuhkannya. Bagi Sahabat Lumba yang memerlukan informasi produk maupun jasa kami, konsultasi kan lebih lanjut dengan Hubungi tim Lumbatech di WA: 0811150901 / 0811880901.